Spesso a causa della mole di lavoro in carico agli operatori dell’Ente, i dati presenti negli applicativi in uso a seguito ad esempio di un cambiamento dell’organico, scadenze ricorrenti, rinnovi delle firme digitali certificate, configurazione di nuovi operatori ed abilitazioni, modifica e correzione dei modelli di stampa o sostituzioni per ferie e malattie, non vengono costantemente aggiornati e monitorati. A questo si aggiunge che la mancanza di tempo porta ad avere iter e flussi di lavoro spesso non efficienti per lo svolgimento delle attività quotidiane.
Per agevolare il lavoro all’interno degli enti pubblici, NovaServ mette a disposizione un servizio “chiavi in mano” volto a fornire un supporto a 360° sulle procedure dell’area, in modo da avere dati costantemente aggiornati e una consulenza sui flussi di lavoro adottati dall’ente.
Il servizio comprende attività di consulenza preliminare e di parametrizzazione dei dati all’interno delle sopra citate procedure.
Con il servizio vengono affidate a NovaServ le seguenti attività:
- analisi e valutazione degli interventi;
- correzione e/o aggiornamento dati;
- collegamenti periodici per l’aggiornamento dei dati;
- consulenza agli operatori sulle novità delle procedure coinvolte.
Tutti i documenti prodotti, ricevuti o diversamente acquisiti (anche quelli non protocollati) dall’Ente devono essere oggetto di classificazione e conservazione al fine di garantire la trasparenza e la tracciabilità della comunicazione. Il piano di classificazione dei documenti è basato sul Titolario, che ordina secondo uno schema logico le funzioni e i compiti svolti dall’Ente.
I documenti ricevuti e prodotti sono aggregati o inseriti in fascicoli, costituiti in modo che ciascuno rappresenti l’insieme omogeneo dei documenti riferiti a uno stesso procedimento amministrativo o in serie costituite da tipologie documentali omogenee.
Gli Enti devono quindi elaborare un loro piano di fascicolazione sulla base del titolario utilizzato.
NovaServ fornisce un supporto concreto, volto alla predisposizione del piano di fascicolazione che ogni P.A. è chiamata ad adottare.
Il servizio ha lo scopo di fornire ai Comuni che utilizzano il titolario ANCI un Piano di fascicolazione per poter pianificare ordinatamente la sedimentazione del proprio archivio e poter adempiere quindi all’obbligo di gestire i fascicoli informatici. È inoltre previsto il caricamento in procedura dei fascicoli annuali approvati con il piano di fascicolazione.
Il servizio prevede la redazione del piano di fascicolazione standard basato sul titolario ANCI.
Oltre alla redazione del piano di fascicolazione, il servizio comprende la formazione necessaria a rendere gli operatori autonomi nella gestione della fascicolazione all’interno della procedura Protocollo Informatico.
Le attività che il tecnico svolge sono:
- Redazione e consegna del piano di fascicolazione in base al titolario ANCI;
- Panoramica sull’applicazione e gestione del piano di fascicolazione;
- Caricamento in procedura dei fascicoli annuali previsti nel piano di fascicolazione dopo approvazione da parte dell’Ente;
- Formazione della durata di 2 ore sull’utilizzo dei fascicoli all’interno della procedura Protocollo Informatico.
